「ゴルフコンペの幹事を任されたのですが、何をやれば良いのかよく分からない…」
という方も多いのではないでしょうか？
初めてゴルフコンペの幹事をやることになったあなたが
上手く幹事の役割を果たすためにはどうしたら良いのか？
について考えていきましょう！
ゴルフコンペの幹事といっても、コンペの内容や規模によってその役割や仕事の内容も違います。
数人の仲間内でやる小さなコンペ(２組～５組程度)から、
ゴルフ場を貸し切ってやる大きなコンペまでその内容や規模は様々ですから、
幹事さんの役割や仕事も様々というわけですよね！
コンペの内容や規模は以下のようになっています。
- ゴルフ仲間や同級生のコンペ(２組～５組程度)
- 自治体や体育協会等が主催するコンペ(５組～)
- シングル祝いやホールインワンコンペ等の記念イベント(５組～)
- ゴルフショップやゴルフ練習場主催のコンペ(１０組～貸切)
- 各種オープンコンペ(数人～貸切)
等…
ゴルフショップや練習場主催のコンペやオープンコンペ等は、
ショップや練習場・ゴルフ場の関係者が取りまとめを行いますから、
今回はそれ以外(小～中規模)のコンペを対象に
ゴルフコンペの幹事さんの役割とその仕事の内容について、
私の経験をもとに紹介していきたいと思います！
ゴルフを始めて、早や数年、スコアも時々100を切ることができて、今が一番楽しい時。
調子に乗って会社でも日曜日のゴルフの話ばかりをしていたら、上司からの一言。
「次のお得意様ゴルフコンペの幹事は君しかいない！」
「ひえ～！、ゴルフコンペの幹事なんてどうしたらいいの？」
と初めてのゴルフコンペの幹事で不安なあなたのために
毎年ゴルフコンペの幹事をしている私が、虎の巻を公開しちゃいますので、安心して下さい。
ゴルフコンペの幹事さんは何をするの？
ゴルフコンペの幹事さんには以下のような仕事があります。
- 大まかな参加人数の把握
- 開催コースと日程を決める
- ゴルフ場との打ち合わせ
- 案内作成(参加の募集が主な内容)
- 組合せ作成～参加者への送付
- 賞品や参加賞等の手配
- 当日の役割(集合・開会式～表彰式まで)
等…
厳密に言えば他にもやることは多々あると思いますが、上記の項目についてまとめてみました。
1．大まかな参加人数を把握する
コンペを開催するコースや日程を決定する時に、必要になってくるのですが、
最初に大まかな参加人数を把握しておく必要があります。
というのも、ゴルフ場を予約する時に人数(組数)が必要だからです。
もし、人数の把握が難しい場合は、想定される人数で予約して、
案内の時に参加人数の上限を明記しておく必要があります。
毎年何回か開催している毎年恒例のコンペなら、だいたいの組数は分かっているのですが、
初めて開催するコンペやシングル祝い等の記念コンペでは参加人数が読めませんから、
意外にこの作業が大変かもしれませんね。。。
2．コースと日程を決める
2～3か月前には、開催コースを決定する必要があります。
コンペの人数によっては、ゴルフ場の予約ができない場合もありますから、
人数が多い場合はできるだけ早い時期に開催コースを決定し、
必要な組数を確保する必要があります。
ゴルフ場の予約する時には、開催日時とある程度の人数が必要ですよ。
毎年恒例のコンペ等で、いつも開催しているコースであれば問題ありません。
また、参加者の中にホームコースを持っている人がいる場合は、
その人にお願いするのも良いと思います。
参加が予想される人のゴルフ場までのアクセスやプレー料金も考慮に入れながら
コース選びをしましょう！
3．ゴルフ場との打ち合わせ
ゴルフ場との打ち合わせが結構大変なんです。
可能であれば直接ゴルフ場に出向き、コンペの日取りや競技方法等を決めます。
そのゴルフ場のメンバーさんがいれば同行してもらうか、代わりに行ってもらいましょう。
その方が話が早いです。
何回かコンペを実施しているゴルフ場や、時間がない場合・遠方の場合は、
電話等での打ち合わせも可能です。
まずは組数を確保できるかどうかですね！
組数の少ないコンペなら、希望する日程で予約できる可能性もありますが、
規模が大きくなればなるほど、希望日での予約は難しくなります。
平日なら空いている可能性も高いですが、週末や祝日だと厳しいですから、
早ければ早い方が良いでしょう！
ゴルフ場には、ゴルフコンペであることを告げて
人数の変更があっても対応できるかも確認しておきます。
期日を過ぎてからも、もう一人、あと一人と連絡が結構あるんですよ。
参加者が増えるのはウェルカムなんですけど、ゴルフ場で追加出来るか分かるまで、
私は、結構胃が痛いです笑
競技方法(ルール)の確認もしておきましょう。
成績は持ちハンデキャップ(以下ＨＣ)でやるのか、ペリア方式等を採用するのか、
スコア提出の方法等も決めておく必要があります。
ニアピンやドラコンの推奨ホールを聞いておくと良いと思います。
最近では、ゴルフ場が賞品を準備してくれる場合もありますから、
必要ならお願いしておきましょう。
賞品を選ぶのもけっこう大変なので、ゴルフ場が準備してくれるとかなり楽になります。
4．開催案内作成
日程と開催コースが決まったら、開催の案内を作成します。
この頃には何人かの参加者が決まっていると思いますが、
参加募集を兼ねて案内状を作成し配布します。
開催案内の内容は以下の通りです。
簡単なご挨拶(時候の挨拶を入れ、堅苦しくない程度に)の後に、必要事項を明記します。
- 日程開催日とスタート時刻
- 開催コースゴルフ場の住所や電話番号に加え、コンペパックの内容(昼食・ドリンク付き等)
- 参加費用(プレー代と賞品代を含む)会費)
募集人員ゴルフ場の予約組数にもよりますが、必要であれば、
申込期限と申込先、申込先の氏名と電話番号(FAX)や携帯の番号も。
知っている人の方が連絡しやすいと思いますので、
幹事さんを中心に複数の人に申込受付をお願いしておいた方が良いと思います。
5．組合せ作成～参加者への案内送付
組合せの作成は、幹事さんにとって難しい作業の一つで、幹事さんの腕の見せ所の一つです。
組合せは誰でもいいというわけではありません！
プレーの進行は幹事さんにとって一番気になるところですから、
組合せもHCの合計がだいたい同じくらいになるよう気を使いますよね！
初心者と上手い人を一緒にするとか、女性をどの組に入れるとか、意外と大変な作業です！
(会社関係のコンペの場合、役職や取引先との兼ね合いも難しいですよ！)
各組にローハンデやベテランの方にエチケットリーダーをお願いしましょう。
プレー終了にパーティー(表彰式)がある場合、準備等もありますから
幹事さんは最初の組の方が良いと思います。
加えて、女性は早いスタート時間の組にしてあげた方が良いと思います！
(男性よりは、風呂や準備に時間がかかりますからね。)
人数の関係上、3人の組があるときは、最後になるようにします。
終わりの方の組が早くプレーを終了できますからね！
組合せが決定したら、参加者に組合せ連絡を送付します。
同時にゴルフ場にも組合せを連絡しておきましょう。
最近のコンペは、ダブルペリア方式等のＨＣを採用するのがほとんどですが、
持ちHC制の場合は大変です！
初参加の方が参加される場合は、直近の成績を聞いてHCを設定しておく必要があります。
オフィシャルHCがあれば特に問題ありませんが、
初心者でHCを取得している方は少ないですからね。
6．賞品や参加賞等の手配
参加人数が確定したら、予算に合わせて賞品や参加賞を手配します。
小人数のコンペなら幹事さんが手分けして準備しても良いですが、
参加者が多くなればなるほど大変です！
可能であれば、ゴルフ場やゴルフショップにお願いするのが良いかもしれませんね！
お願いする場合は、賞品や参加賞はコンペ当日までに、
ゴルフ場に届くようにお願いしておきましょう！
賞品は話題になっているものや少しシャレの効いたもの等もいいです。
また、ちょっと良いお肉等、家に持って帰った時に喜ばれるものもいいですよ。
私は、ゴルフコンペの賞品は、次のゴルフコンペに出席しやすくなるように
家で喜びそうなものは必ず持って帰りますよ！
また、コンペ当日に使用するドラコン・ニアピン用のフラッグや始球式をやる場合は、
始球式用ボールは、事前に用意しておきましょう。
私が幹事(永久幹事)をやっているコンペでは、
始球式を実弾(派手目のカラーボール)で、フラッグは手作りやっていますよ笑
7．当日の役割(集合・開会式～表彰式まで)
コンペ当日も、幹事さんは大忙しなので、早めにゴルフ場に行きましょう。
スタートまでに幹事さんがやらなければならないことをまとめました。
担当者と最終確認
ゴルフ場に到着後は、担当者と競技方法やスコアの提出・集計方法、
競技終了後のパーティーや表彰式について打ち合わせをします。
組合せや人数に変更があれば確認しておきましょう！
賞品や参加賞を搬入
コンペルームが用意してある場合は、賞品や参加賞等を搬入します。
賞品の手配をお願いしてある場合は到着の確認をしておきましょう。
受付の設置と会費の徴収
受付の机はゴルフ場が準備してくれると思いますが、
到着確認用の用紙等は前日までに用意しておきます。
受付は一人では大変ですから、何人かに頼んでおきましょう！
小人数のコンペなら会費徴収は表彰式の時でも良いですね。
大きなコンペでは受付時に参加賞を渡してしまう場合もあります。
開会式
開会式を行う場合は、開会式の場所と時間を決めます。
他のプレーヤーに迷惑がかからないように、スタート付近からは少し離れた場所を
選びましょう！
時間になったらアナウンスしてもらうよう、ゴルフ場にお願いしておくと良いですね。
代表の挨拶、伝達事項(6インチOKやグリーン上でのワングリップOK等競技のルール確認、ドラコン・ニアピン設置ホール、スコアカードの提出先等)を手短に行います。
そして、プレー終了後も、幹事さんはまだまだやることだらけです！
スコア提出の確認
全組のスコアが提出されているか確認します。
表彰式(パーティー)
ゴルフ場で表彰式やパーティーを行う場合、幹事はゆっくり風呂に入る時間もありません！
最近はスコアの集計はゴルフ場がやってくれますから以前ほどバタバタしませんが、
会費徴収や表彰式の準備で忙しいです！
幹事の最後の仕事は表彰式の司会進行です。
成績発表や、賞の発表を行います。
表彰式の司会進行で、ゴルフコンペが楽しかったかの印象に大きく影響します。
私がたまにお付き合いで参加するゴルフコンペでは、
表彰式が、ただ順位と特別賞を発表して終わりなんです。
やっぱり、なんか、ちょっと盛り上がりに欠けますね。
表彰式が盛り上がるように、幹事さん頑張ってて下さい！
成績表はゴルフ場が人数分を用意してくれますが、成績発表時の盛り上がりに欠けますので
参加者に渡すのは成績発表の後の方が良いかもしれませんね！
そして、会の終わりには、次回開催に関する連絡をしておきましょう！
次回幹事の発表とお願い、次回ハンデキャップ(HC制の場合)の確認、
開催の案内をしちゃいましょう。
日程が決まっていれば、案内しておいた方が楽ですよ！
まとめ
コンペの規模にもよりますが、幹事さんは意外と大変です！
これが会社や取引先が関係したコンペなら、さらに気を使うことでしょう。。。
先ほども少し触れましたが、ゴルフ場を予約するためには参加人数の把握がとても大切です。
ゴルフ場の予約と参加者の募集は、並行作業になる場合が多いと思いますが、
参加人数確定後にゴルフ場を予約する方が楽です！
逆になると、人数が不足する場合も多すぎる場合も困ります。
不足すればキャンセルが必要ですし、多すぎる場合は参加を断るわけにはいきませんから、
案内する範囲等を上手に調整しないといけません！
参加者の直前のキャンセルもありますが、これは仕方のないことです。
ゴルフ場への組合せ変更や組数の変更やキャンセルは、最後の最後まである
と考えておいた方が良いでしょう！
ゴルフ場の予約組数と参加者をできるだけ近いところに持って行く。
幹事さんが最も悩むところですよね！
ゴルフコンペの幹事を任されたら、前任の幹事さんに色々と聞いたりして
自分なりにマニュアルを作成しておきましょう！
幹事って、何回やっても完璧にはできませんが、いつも何人かが協力してくれて
無事に終了します。
大変ですが、きっと大丈夫ですよ！
ゴルフコンペが成功したら、上司やお得意様や隣の部署のあの子もあなたを見る目も、
一段とアップするかもしれません。
ゴルフコンペの幹事をやって、あなたの印象もゴルフのスコアもアップしちゃいましょう！
